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# Workflow-Konfiguration als HEI-Admin
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## Admin-Rechtevergabe
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Voraussetzung für die Workflow-Konfiguration sind Admin-Rechte! Admin-Rechte können auch auf OE-Ebene vergeben werden, so dass einzelne OEs später ihre Workflows selbst konfigurieren können.
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Im Abschnitt [Wie vergebe ich Admin-Rechte?](https://gitlab-ce.gwdg.de/pim/pim-user-dokumentation/-/wikis/PIM-f%C3%BCr-HS-Administrator*innen/Wie-vergebe-ich-Admin-Rechte-auf-OE-Ebene%3F) können Sie nachlesen, wie Admin-Rechte in PIM vergeben werden können.
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Im Abschnitt [Wie vergebe ich Admin-Rechte?](https://gitlab-ce.gwdg.de/pim/pim-user-dokumentation/-/wikis/PIM-f%C3%BCr-HS-Administrator\*innen/Wie-vergebe-ich-Admin-Rechte-auf-OE-Ebene%3F) können Sie nachlesen, wie Admin-Rechte in PIM vergeben werden können.
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## Wahl der Ebene
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Der Workflow wird auf OE-Ebene konfiguriert.
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Bei der Auswahl einer höheren OE-Ebene werden die entsprechenden Konfigurationen auf die unteren OEs vererbt.
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D.h. die Workflowkonfiguration gilt für die OE, auf der der Workflow konfiguriert wurde, sowie alle darunterliegenden OEs, die keine eigene Konfiguration haben.
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Bei Auswahl einer untersten OE für die Workflowkonfiguration gilt diese dann nur für diese OE.
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Der Workflow wird auf OE-Ebene konfiguriert. Bei der Auswahl einer höheren OE-Ebene werden die entsprechenden Konfigurationen auf die unteren OEs vererbt. D.h. die Workflowkonfiguration gilt für die OE, auf der der Workflow konfiguriert wurde, sowie alle darunterliegenden OEs, die keine eigene Konfiguration haben. Bei Auswahl einer untersten OE für die Workflowkonfiguration gilt diese dann nur für diese OE.
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Beispiel:
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Es wird ein Workflow auf Hochschulebene eingerichtet, sowie ein eigner Workflow für die OE1. Der Workflow der Hochschulebene gilt dann für alle OE unterhalb der Hochschule, außer für die OE1, da für die OE1 ein eigener Workflow konfiguriert wurde.
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Beispiel: Es wird ein Workflow auf Hochschulebene eingerichtet, sowie ein eigner Workflow für die OE1. Der Workflow der Hochschulebene gilt dann für alle OE unterhalb der Hochschule, außer für die OE1, da für die OE1 ein eigener Workflow konfiguriert wurde.
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## Standard-Workflow
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| ... | ... | @@ -32,37 +22,29 @@ Nach Auswahl der OE gibt es die Möglichkeit, den Standard-Workflow einzurichten |
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Abbrechen: Standard-Workflow wird nicht übernommen, Workflow wird eigenständig konfiguriert
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Speichern: Standard-Workflow wird übernommen, Workflow kann weiterhin eigenständig konfiguriert werden
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Im Standard-Workflow sind 3 Schritte festgelegt.
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Der Standard-Workflow kann weiterhin eigenständig konfiguriert werden (siehe nächstes Kapitel).
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## Eigenständige Konfiguration
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Wird der Standard-Workflow nicht übernommen, kann eigenständig ein Workflow konfiguriert werden.
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Zunächst werden die Rollen ausgewählt, die für den Workflow benötigt werden:
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Wird der Standard-Workflow nicht übernommen, kann eigenständig ein Workflow konfiguriert werden. Zunächst werden die Rollen ausgewählt, die für den Workflow benötigt werden:
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Hier können auch gleich (oder später) Personen hinzugefügt werden, die diese Rolle erhalten.
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Eine Rollengruppe kann jeden beliebigen Namen erhalten. Dieser erscheint dann auch in der Aktivitätenliste.
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Die Auswahl der konkreten Rolle erfolgt über das DropDown-Menü. Die Rolle steuert die Berechtigung, die die neue Rollengruppe erhalten soll, also welche Felder die Rollengruppe sehen und/oder ändern dürfen soll. Details zu den Privilegien der einzelnen Rollen finden sich im HEI-Wiki “Rollen und ihre Privilegien” (https://gitlab-ce.gwdg.de/pim/pim-user-dokumentation/-/wikis/Rollen-und-ihre-Privilegien)
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Eine Rollengruppe kann jeden beliebigen Namen erhalten. Dieser erscheint dann auch in der Aktivitätenliste. Die Auswahl der konkreten Rolle erfolgt über das DropDown-Menü. Die Rolle steuert die Berechtigung, die die neue Rollengruppe erhalten soll, also welche Felder die Rollengruppe sehen und/oder ändern dürfen soll. Details zu den Privilegien der einzelnen Rollen finden sich im HEI-Wiki “Rollen und ihre Privilegien” (https://gitlab-ce.gwdg.de/pim/pim-user-dokumentation/-/wikis/Rollen-und-ihre-Privilegien)
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**ACHTUNG: Die Rollen “Uploadbearbeitung”, “Antragstellung” und “OOWF” dienen der Steuerung von Privilegien der Studierenden bei der Antragstellung und sollten bei der Auswahl ignoriert werden!
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\*\*ACHTUNG: Die Rollen “Uploadbearbeitung”, “Antragstellung” und “OOWF” dienen der Steuerung von Privilegien der Studierenden bei der Antragstellung und sollten bei der Auswahl ignoriert werden!
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ACHTUNG: Es können beliebig viele Rollengruppen angelegt werden. Eine Rolle kann dabei auch mehrmals ausgewählt werden, die Namen der zugehörigen Rollengruppen müssen sich dann aber unterscheiden!
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Anschließend können dieser Rolle Personen zugeordnet werden (diese Zuordnung kann aber auch später erfolgen bzw. nachträglich ergänzt/geändert werden).**
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ACHTUNG: Es können beliebig viele Rollengruppen angelegt werden. Eine Rolle kann dabei auch mehrmals ausgewählt werden, die Namen der zugehörigen Rollengruppen müssen sich dann aber unterscheiden! Anschließend können dieser Rolle Personen zugeordnet werden (diese Zuordnung kann aber auch später erfolgen bzw. nachträglich ergänzt/geändert werden).\*\*
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| ... | ... | @@ -72,20 +54,12 @@ Sind alle Rollengruppen angelegt, können diese in den Workflow eingebunden werd |
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Zusätzlich kann festgelegt werden, dass die Workflow-Konfiguration nur für einen bestimmten Studiengang oder nur für eine bestimmte Antragsart (bspw. nachträgliche Anerkennung) gelten soll. Als Vorbelegung ist hier kein Studiengang und als Antragsart “alle” ausgewählt, so dass die Konfiguration für die gesamte OE und alle Antragsarten gilt.
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Auch hier gilt wieder das Prinzip der Vererbung (bspw. Workflow für OE mit 10 Studiengängen, Workflow für Studiengang X = Workflow OE gilt für alle Studiengänge außer X, da dieser eine eigene Konfiguration hat).
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Per Drag&Drop oder über die Pfeile kann die Reihenfolge im Workflow noch verändert werden.
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Innere Pfeile ohne Füllung = 1 Ebene nach oben/unten, äußere Pfeile mit Füllung = ganz nach oben/unten.
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Mit „Speichern“ werden die Änderungen gesichert.
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Ist einer Rolle keine Person zugeordnet, die Rolle aber Teil des Workflows, so erhält man eine Warnung (nach dem Speichern), da der Workflow ggf. nicht vollständig durchlaufen werden kann.
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Zusätzlich kann festgelegt werden, dass die Workflow-Konfiguration nur für einen bestimmten Studiengang oder nur für eine bestimmte Antragsart (bspw. nachträgliche Anerkennung) gelten soll. Als Vorbelegung ist hier kein Studiengang und als Antragsart “alle” ausgewählt, so dass die Konfiguration für die gesamte OE und alle Antragsarten gilt. Auch hier gilt wieder das Prinzip der Vererbung (bspw. Workflow für OE mit 10 Studiengängen, Workflow für Studiengang X = Workflow OE gilt für alle Studiengänge außer X, da dieser eine eigene Konfiguration hat).
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Per Drag&Drop oder über die Pfeile kann die Reihenfolge im Workflow noch verändert werden. Innere Pfeile ohne Füllung = 1 Ebene nach oben/unten, äußere Pfeile mit Füllung = ganz nach oben/unten. Mit „Speichern“ werden die Änderungen gesichert.
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Ist einer Rolle keine Person zugeordnet, die Rolle aber Teil des Workflows, so erhält man eine Warnung (nach dem Speichern), da der Workflow ggf. nicht vollständig durchlaufen werden kann. |
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