Es gibt zwei Varianten, wie Sie Modulverantworliche in einen Workflow einbinden können. In der ersten Variante werden Modulverantwortliche als reguläre Rolle in einem Workflowschritt eingebunden. In diesem Fall läuft die Konfiguration genauso wie bei der “normalen” Konfiguration von Workflows. Wie dies funktioniert, können Sie im Abschnitt “Eigenständige Workflow-Konfiguration” nachlesen.
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In der zweiten Variante, welche im Folgenden näher beschrieben wird, werden Modulverantwortliche über eine spezielle Rollengruppe für Modulverantwortliche eingebunden. Der Unterschied zur ersten Variante besteht darin, dass hier die Zugehörigkeit der internen Leistung im Antrag zur Organisationseinheit steuert, welcher Modulverantwortliche den Antrag erhält.
Beispiel:
Modul hängt am Lehrstuhl einer Fakultät (Achtung, abhängig vom CaMS, manchmal hängen auch alle Module an der Fakultät, an der auch der Studiengang hängt). Der Workflow wurde auf Fakultätsebene konfiguriert.
Variante 1: Es gibt eine "normale" Rolle "Modulverantwortliche" im Workflow. Alle Modulverantwortlichen der Fakultät, die diese Rolle innehaben, erhielten den Antrag.
Variante 2: Es gibt eine spezielle Rollengruppe für Modulverantwortliche auf Lehrstuhlebene. Alle Modulverantwortlichen des Lehrstuhls, an dem das entsprechende Modul hängt, erhalten den Antrag. Die Modulverantwortlichen der anderen Lehrstühle dieser Fakultät können den Antrag nicht sehen.
**Einbinden der Modulverantwortlichen über spezielle Rollengruppe für Modulverantwortliche**
Anschließend vergeben Sie für diese Rollengruppe einen Namen und die Rechte der Rolle. Dann setzen Sie die Funktion “Modulverantwortung” aktiv, indem Sie den Regler nach rechts schieben. Dadurch verschwindet der Abschnitt “Zugeordnete Personen”, da die Modulverantwortlichen auf anderer Ebene zugeordnet werden.
Anschließend müssen Sie diese neue Rolle durch Klicken auf den Pfeil oder per Drag&Drop (über die 6 Punkte vor dem Rollennamen) dem Workflow hinzufügen.
Nun müssen der Rolle Modulverantwortung noch Personen hinzugefügt werden. Dies geschieht auf Ebene der Organisationseinheit, welcher die betreffenden Module zugeordnet sind (das kann also bspw. eine kleine Organisationseinheit wie ein Lehrstuhl an der Fakultät sein, an der auch der Workflow konfiguriert wird, das kann aber auch eine andere Fakultät sein). Um die jeweiligen Modulverantwortlichen eintragen zu können, müssen Sie wissen, welchen Organisationseinheiten die Module aus ihren Studiengängen zugeordnet sind. Perspektivisch werden Sie dies den [Lernstrukturen](https://gitlab-ce.gwdg.de/pim/pim-user-dokumentation/-/wikis/PIM-f%C3%BCr-HS-Administrator*innen/Wo-finde-ich-einen-%C3%9Cberblick-%C3%BCber-die-importierten-Studiengangsdaten%3F) entnehmen können. Momentan müssen Sie diese Informationen Ihrem CMS entnehmen. Mit dieser Information können Sie nun die Rollengruppe für Modulverantwortung mit Personen füllen. Ist das Modul einer Organisationseinheit zugeordnet, für die Sie keine Rechte besitzen, müssen Sie sich entweder an den HEI-Admin ihrer Hochschule oder an den Admin dieser Organisationseinheit wenden, damit die Modulverantwortlichen eingetragen werden.
Um die modulverantwortlichen Personen in den Workflow einzubinden, wählen Sie in der Workflowkonfiguration die Organisationseinheit, welcher ein Modul Ihres Studienganges zugeordnet ist.
Hier können Sie die Gruppe der Modulverantwortlichen benennen. Die Rolle sollte möglichst mit der Rolle der Rollengruppe übereinstimmen, die Sie zuvor angelegt haben. Perspektivisch wird das Feld “Rolle” hier verschwinden, da die Rechte für Modulverantwortliche über die Rollengruppe im Workflow vergeben werden.
Unter “Person eintragen” können Personen hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass Personen erst gefunden werden, sobald Sie sich das erste Mal in PIM eingeloggt haben.
Für jede Organisationseinheit kann nur eine Rollengruppe Modulverantwortung angelegt werden.
Ab jetzt schaut PIM bei der Antragsbearbeitung immer, ob für die Organisationseinheit, an der das zu ersetzende Modul bei ersetzender Anerkennung bzw. der gewählte Studiengangsbereich bei freier Anerkennung hängt, Modulverantwortliche hinterlegt sind. Sind Modulverantwortliche hinterlegt, werden diese in den Workflow eingebunden. Sind keine Personen eingetragen, sollte der Workflowschritt Modulverantwortliche übersprungen werden.
Sind in einer Organisationseinheit mehrere Modulverantwortliche hinterlegt, so erhalten diese Personen Zugriff auf den entsprechenden Antrag und jede dieser Personen kann sich den Antrag zuweisen.
