Nutzen Mitarbeiter\*innen Funktionsmailadressen und verteilen darüber ihre Aufgaben innerhalb ihres Teams, kann es sinnvoll sein die Funktionsmailadresse in PIM zu hinterlegen. Damit an die Funktionsmailadresse jeweils nur eine Mail aus PIM heraus versandt wird, ist folgende Vorgehensweise angeraten:
* Wird ein Antrag an eine Rollengruppe mit Funktionsmailadresse weitergeleitet, muss immer an die Rollengruppe weitergeleitet werden (Es darf keine Auswahl von Personen erfolgen)
* Eine Mitarbeiter\*in aus der betreffenden Rollengruppe trägt die Funktionsmailadresse im persönlichen Profil als “Abweichende Dienst-E-Mail für Benachrichtigungen” ein. In den Einstellungen wird als Häufigkeit "soft" ausgewählt.
* Eine Mitarbeiter\*in aus der betreffenden Rollengruppe trägt die Funktionsmailadresse im persönlichen Profil als “Abweichende Dienst-E-Mail für Benachrichtigungen” ein. In den Einstellungen wird als Häufigkeit "sofort" ausgewählt.
* Die anderen Mitarbeiter\*innen dieser Rollengruppe wählen im persönlichen Profil unter Einstellungen, für die Häufigkeit von E-Mail Benachrichtigungen, “Niemals” aus
Mit diesen Einstellungen wird bei einem eingehenden Antrag an diese Rollengruppe nur eine E-Mail aus PIM heraus an die Funktionsmailadresse versandt.
